Entrega de documentación por cese del administrador

El administrador cesado tiene la obligación de entregar la documentación que posee de la comunidad como depositario. No hay ningún pretexto que le permita retenerla.

Obligación de entregar la documentación

Un error grave.

Podría entenderse como una verdadera manía esa práctica execrable del Administrador de Fincas cesado que le lleva a retener en su poder la documentación de la comunidad que recibió en depósito.

Existen dos razones básicas para no hacer entrega de la documentación; por un lado, se trata de un sentimiento de venganza o de resentimiento por el que el Administrador lanza a su antiguo cliente el mensaje de “¿me echas? Pues ahora, ¡te vas a enterar!»

Por otro lado, pretende hacer un chantaje ofreciendo la entrega de la documentación de la comunidad a cambio de que se le abone “hasta la última peseta”.

En ambos casos, el Administrador de Fincas se equivoca, pero se equivoca mucho, y con su equivocación pone en peligro la propia profesión que ejerce.

Esta práctica tan extendida, realizada principalmente por los peores profesionales del sector, supone un desprestigio para todos los administradores de fincas.

Perjuicios para todos.

Con esto solo se consigue:

1- Una agresión innecesaria hacia su antiguo cliente y una venganza estéril que no hace sino empeorar sus relaciones y su prestigio para que hablen aún peor de él.

2- Supone un perjuicio evidente para la comunidad de propietarios que ve entorpecido el funcionamiento normal de su actividad al carecer de los datos necesarios por la negativa a la entrega de documentación.

3- Es un trabajo añadido para el nuevo administrador que entra a suplirle, al tener que afrontar la situación sin las herramientas necesarias para ello, lo que le obligará a tomar una decisión sobre si aconseja a su cliente demandar a su compañero o si obvia la evidencia y reconstruye la documentación por otras vías.

4- Esto, lleva inevitablemente a enturbiar la relación entre los dos compañeros.

5- Todo ello repercute en el colectivo por desprestigio, por falta de credibilidad y confianza en la relación comunidad-administrador, y mal ambiente entre los colegiados.

6- Por si fuera poco, esta práctica es ilegal porque va en contra de sus obligaciones como administrador recogidas en el artículo 20. e) de la L.P.H., del artículo 1733 del CC. y del 253 o 172 del CP.

7- La jurisprudencia se encuentra plagada de sentencias que condenan a Administradores de Fincas por no entregar la documentación y que establecen la obligación de hacerlo sin poner condiciones para ello.

La entrega de la documentación comunitaria debe hacerse sin condiciones

La Jurisprudencia menor.

Alguna sentencia.

Podría seguir enumerando, pero creo que ya es suficiente. Voy a dejaros, como respaldo de lo antes dicho, un extracto de una sentencia de la Audiencia Provincial de Santa Cruz de Tenerife, de fecha 11/06/2001, que es muy gráfica al respecto:

“En efecto, una vez que se ha puesto fin a la relación entre el administrador y la Comunidad (y ya se considere dicha relación como de arrendamiento de servicios o como de mandato) aquél debe de entregar toda la documentación pues ya ha cumplido con el servicio o con el mandato, poniendo fin a sus funciones y careciendo de alguna facultad para quedarse con una documentación que no le pertenece y que solo por dicha relación, ya extinguida, tiene en su poder, y ni del Código Civil ni de la Ley de Propiedad Horizontal (pues el art. 20.e de ésta, al que se alude en la demanda, atribuye la función de custodiar la documentación mientras se ejerce el cargo y, además, siempre a disposición de los titulares) se desprende cualquier derecho del Administrador para que pueda disponer o ser el titular de una documentación o cuentas que deben pasar siempre al mandarte, que es la Comunidad, una vez cumplida la misión encomendada.”

También debéis tener en cuenta que existen sentencias que desestiman la reconvención del administrador, cuando en el mismo procedimiento en el que la comunidad de vecinos pide que se le condene a entregar la documentación, él solicita que se le paguen los honorarios pendientes de recibir; y lo hacen en base a que no procede dicha petición de cobro cuando el peticionario no ha cumplido con sus obligaciones, entendiendo como una de ellas la de entregar de documentación.

Este detalle resulta de capital importancia porque, ¿como va a saber la comunidad si le debe pagar algo al administrador si no tiene la documentación necesaria para evaluar si ha cumplido con sus obligaciones contables, administrativas u otras ni hasta cuándo lo ha hecho?

Ojo, por lo tanto, a esa práctica de «yo te entrego la documentación si tu me pagas lo que me debes», porque eso es tanto como decirle que no se la entregas cuando tienes obligación de hacerlo.

Ojo también con las costas, porque estos procedimientos son caros y tienes muchas probabilidades de que te condenen a pagarlas. Si hay algo que reclamar, reclámalo, pero no juegues a este juego.

La sentencia de la A.P. de Girona, de fecha 6/10/2004 también debe ser tenida en cuenta.

» Si el artículo 20 e) de la LPH dice que el administrador debe custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad, debe rechazarse la posibilidad de retenerla en su poder hasta que sean pagados sus honorarios. Aunque se mantenga que la relación entre el administrador y la comunidad es de mandato, no debe olvidarse que el administrador es un órgano de la comunidad ( artículo 13 LPH ) y que sus funciones están reguladas por esta Ley, por lo que solamente se aplicará las normas del mandato de una forma supletoria. Y a la vista del precepto citado y de la propia naturaleza de una comunidad de propietarios debe rechazarse cualquier derecho de retención sobre la documentación que pueda tener el administrador.»

El colegio debe ayudar a que se produzca la entrega de la documentación amistosamente.

El Colegio de Administradores de Fincas.

La función del Colegio.

Es una obligación de los colegios profesionales habilitar las medidas necesarias para erradicar esta práctica perniciosa en su tarea de limpiar la profesión de mala praxis y de dignificar este trabajo tan deteriorado.

Podría ser que alguno de los colegios provinciales entraran en esta dinámica, no para combatirla y erradicarla, sino para requerir a la comunidad con el fin de que recoja la documentación previo pago de una determinada cantidad establecida unilateralmente por el colegiado saliente.

De ese caso, resultaría que el Colegio tratando buscar una solución que satisfaga a su colegiado, podría llegar a compartir la responsabilidad de éste y verse inmerso en un procedimiento judicial al convertirse, ahora él, en nuevo depositario de una documentación que solo está dispuesto a entregar previo pago de un estipendio a un tercero. Todo ello sin tener ningún derecho ni a ser depositario ni a reclamar tal contraprestación.

No es el camino. Por el contrario, se hace necesaria la pedagogía colegial para conseguir que se entregue la documentación con normalidad y se produzcan las sucesiones entre colegiados con total respeto a las decisiones que tomen las comunidades de propietarios. 

 

Normativa colegial en Madrid.

Los estatutos del colegio de Madrid tienen claro este concepto, es una lástima que en otros colegios provinciales no sigan este mismo camino y lo regulen adecuadamente. Es fácil, solo tienen que copiar y adaptar (B.O.C.M. nº 297 del 14/12/2001).

“El artículo 34.2.K del Estatuto, dice en su apartado de infracciones, que serán infracciones graves el retener la documentación no contable, que ha de mantener en custodia a disposición de sus administrados, al cesar en el desempeño de sus funciones.”

“El artículo 34.2.I del Estatuto, dice en su apartado de infracciones, que serán infracciones graves retrasar la confección de la correspondiente liquidación de cuentas al cese de su cargo, después de transcurridos cuarenta y cinco días desde la fecha en que se llevara a efecto dicho cese.”

Por su parte, el Código Deontológico del Consejo Nacional, viene a establecer, en su artículo 9, como falta este tipo de incumplimiento de obligaciones del colegiado, tanto las generales como las que se refieren a su cliente (artículos 1 y 2 respectivamente).

Nos queda camino por recorrer, caminemos en la buena dirección.

El Administrador.

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