El acta de junta es un documento que suele generar discusión entre los vecinos de la comunidad de propietario. Con frecuencia, suelen mostrarse disconformes con su redacción y con el contenido. Trataremos de poner un poco de luz en esta controversia.
Los vecinos y el acta de junta
Con cierta frecuencia me encuentro vecinos que tratan de ilustrarme sobre lo que debe contener o no el acta de junta.
Normalmente se trata de gente que muestra su desacuerdo con el contenido del acta: que si dijo que si no dijo, que si pone que si no pone, que si el acta se hace así o asá.
No es que quiera entrar en polémicas, nunca me ha gustado. En este caso, por fortuna, el artículo 19 de la L.P.H. no deja lugar a dudas y establece los mínimos que debe contener un acta de junta.
Vaya por adelantado que mi opinión es favorable a no enrollarse, a ser escueto, preciso y claro a la hora de redacta un acta de junta. Estas premisas son básicas para que haya la menor controversia posible en torno a esta cuestión que es más problemática de lo que parece
El acta de junta en las reuniones
Hace tiempo solía incluir al inicio del orden del día un punto en el que se abordara la lectura del acta de junta anterior. Lo hacía a modo de recordatorio de lo allí tratado y por motivos estratégicos en los que ahora no quiero entretenerme. Pues bien, la polémica era tal que, a veces, era el punto que más tiempo nos llevaba. Y eso que no había nada que tratar ni nada que acordar en él.
Unos pretendían que se incluyeran manifestaciones superfluas que les interesaban, otros reescribir acuerdos; algunos de los que polemizaban ni siquiera habían asistido a la junta y, a pesar de ello, aseguraban conocer lo allí tratado.
La consecuencia fue que saqué el punto del orden del día y la cuestión mejoró; al menos, ahora no perdemos tiempo hablando de esta cuestión, aunque algunos siguen insistiendo cuando se les presenta la ocasión.
El contenido del acta de junta
El artículo 19 de la ley de Propiedad Horizontal se dedica a esta cuestión.
Recomiendo seguirlo al pie de la letra para no dejar sin poner ni un solo dato de los que exige y refiere como mínimo: lugar, fecha, hora, si se celebra en primera o convocatoria, autor que convoca, si es ordinaria o extraordinaria, asistentes, representantes, representados, cuotas de participación…
Lo que yo hago es confeccionar una plantilla con campos para todos estos datos y luego rellenar, así me aseguro de que no me olvido ninguno. Pero insisto en que copio los que dice la ley, ni uno más ni uno menos.
Copio el orden del día de la reunión enviado a los vecinos al pie de la letra y redacto los acuerdos alcanzados en cada uno de los puntos manteniendo el estricto orden propuesto.
El acta de junta
Sobre el acuerdo insisto en que trato de ser muy escueto al redactarlo. Si redactas de forma detallada el punto del orden del día, lo normal es que sea suficiente con decir si se alcanzó el acuerdo o no y la mayoría obtenida.
Las manifestaciones de los vecinos solo las incluyo si tienen trascendencia para el acuerdo y si el asistente solicita expresamente que así se haga. Todo lo demás es literatura y sobra.
Debo puntualizar que no siempre será así. Lo dicho es solo una tendencia, una norma general, lo que no impide que si en algún momento es necesario especificar datos, presupuestos, contratos, etc., que tienen importancia para el acuerdo, se recojan aunque no figuren en el orden del día.
Hemos de pensar que ese acta de junta puede acabar encima de la mesa de un juez, que el contenido de la misma puede decidir un pleito y que la redacción de los acuerdos debe ser tan clara que el juez lo entienda a la primera.
Piensa que los jueces son gente muy ocupada y no tienen tiempo para leer, releer y volver a leer porque no se aclara con lo que allí dice. Te la juegas con la relación de un acta de junta: esa es la realidad.
Algunas precisiones sobre el acta de junta
1- El acta de junta se cierra con la firma del secretario, que es quien la redacta, y el visto bueno del presidente. Una vez cerrada, los acuerdos son ejecutivos. El palazo para cerrarla es de 10 días desde la reunión.
2- Algunos piensan que el acta de junta debe aprobarse en la reunión siguiente. Esto es falso. No necesita ninguna aprobación.
3- Si no estás conforme con el contenido del acta tienes el recurso de impugnarla siguiendo los trámites que te brinda el artículo 18 de la L.P.H., pero la impugnación siempre es judicial y no le vayas al juez con si yo dije o no dije, y si aquí pone o no pone lo que dije. La impugnación solo es de los acuerdos no sobre las manifestaciones de uno o del otro.
5- No existe la obligación de comunicación del acta en 10 días como muchos piensan. Ese dato es para cerrar el acta. La obligación de comunicar el acta carece de plazo en el artículo 19.
6- La redacción del acta de junta no admite ni enmiendas ni alteraciones de ningún tipo. Si hay errores se enmiendan con una diligencia que se recoge al final del acta, se firma por el secretario con el visto bueno del presidente y se somete a aprobación en la próxima junta.
Este es el único caso que precisa de la aprobación de la junta: la corrección de los errores apreciados en el acta de junta.
7- El acta de junta la redacta el secretario, se recoge en un libro registrado al efecto, con hojas selladas y numeradas, y que es custodiado también por el secretario-administrador.
Te dejo un modelo de acta de junta por si lo necesitas.
El Administrador de fincas colegiado.